211service.com
Arkivering af e-mail effektivt
At miste e-mail kan være et alvorligt problem for både den offentlige og private sektor. For nylig kom Det Hvide Hus under beskydning for undlader at opbevare arkiver af sin e-mail , selv efter at Clinton-administrationen indførte et arkiveringssystem på grund af en lignende skandale. Bush-administrationen tilsidesatte det eksisterende arkiveringssystem som en del af en overgang fra Lotus Notes til Microsoft Exchange, og dens nuværende system efter sigende er afhængig af en kombination af backup-bånd og håndsortering. Tidligere på ugen, ifølge Washington Post , afslørede retsdokumenter, at Det Hvide Hus har ikke kunnet finde e-mails sendt i en periode i 2003, der omfatter Irak-invasionen.
E-mail kan være svær at arkivere effektivt, fordi den bliver sendt i så store mængder, hvilket gør det vanskeligt at gemme i en form, der er let at søge i og påviselig manipulationssikker. Begge disse krav er særligt vigtige for e-mail, der er nødvendige i retssager og andre juridiske situationer. Heldigvis siger eksperter, at der findes mange gode teknologier til korrekt e-mail-arkivering, og at mulighederne kun er blevet bedre de seneste år.
Backup-bånd er en elendig metode til at arkivere e-mail, siger Mark Diamond fra Konturformet , et data- og opbevaringskonsulentfirma. Båndsystemer tager snapshots af data med faste daglige eller ugentlige intervaller, hvilket giver mulighed for, at data både kan oprettes og slettes, før en kopi kan laves. Tape backups er derfor kun gode som forsikring mod systemfejl. Et anstændigt arkiveringssystem, siger Diamond, inkluderer evnen til at vide, hvad du har, og evnen til at … finde e-mails og nemt hente dem, hvilket er meget svært på backup-bånd.
Der er også en voksende erkendelse af, at arkiveringssystemer skal automatiseres for at fungere korrekt, i modsætning til det besværlige og fejludsatte manuelle sorteringssystem, der i øjeblikket findes i Det Hvide Hus. Selv mange digitale arkiveringsordninger gemmer filer flere steder. En komplet søgning efter alle filer relateret til en bestemt retssag kan kræve søgning på mange maskiner på forskellige steder. Diamond siger, at et godt arkiveringssystem registrerer e-mailen, så snart den rammer serveren. Andre automatiserede værktøjer har til formål at beskytte e-mail, der relaterer til eksisterende retssager, og at gøre det nemt at sortere i eksisterende lagrede meddelelser.
Diamond siger, at nyere arkiveringssystemer går ud over blot at gemme e-mail, hvilket gør det muligt at gendanne data på få minutter, som ellers kunne tage uger eller måneder at få i hånden. Sådanne forbedringer er vigtige, siger han, fordi hver e-mail, nogen sender, uanset om det er fra Det Hvide Hus e-mail-server eller virksomhedens e-mail-server, er et forretningsdokument. Domstole og tilsynsmyndigheder har været meget klare, siger han, at det betyder, at e-mail skal bevares ordentligt. Omkostningerne kan være høje, når gode systemer ikke er på plads. Ud over bekymringer om Det Hvide Hus, peger Diamond på en sag mellem Intel og AMD, hvor førstnævnte rapporterede at bruge mere end $25 millioner på at gendanne mistede e-mails. Det typiske Fortune 500-firma, siger Diamond, har mere end 150 verserende retssager på et givet tidspunkt. Mindst 50 procent af omkostningerne ved den retssag, tilføjer han, ligger i at inddrive nødvendige dokumenter, hvoraf de fleste er elektroniske.
Selvom det ved første øjekast kan virke vigtigt at finde ud af, hvilke e-mails der skal opbevares, siger nogle eksperter, at det er bedst bare at beholde dem alle. Robin Bingeman, produktchef for Forensic and Compliance Systems, en UK-baseret virksomhed, der laver et arkiveringsværktøj kaldet Kryoserver , har et yndet eksempel til at illustrere pointen. Forestil dig en e-mail, der siger følgende: Hej Bill, godt at se dig i sidste uge. Ked af at høre om Eileens nyreinfektion. Jeg håber, hun snart kommer ud af hospitalet. Nå, her er det dokument, jeg lovede angående den fejl i kunderatstammen. Jeg tror, vi skal have det tekniske team til at se på det, før det bliver lidt af et kundeproblem. Afhængigt af dit perspektiv, påpeger han, kan e-mailen opfattes som personlig. Men den indeholder også information om produktansvar, som i hvert fald ifølge europæisk lovgivning skal gemmes i 10 år. En menneskelig sorterer kan nemt fokusere på kun ét aspekt af e-mailen, og en naturlig sprogbehandlingsalgoritme vil sandsynligvis blive forvirret. Bingeman mener, at virksomheder bør beholde alt i den maksimale tidsperiode og fokusere på at finde gode måder at søge gennem dataene og bevise, at der ikke er blevet pillet ved, så det kan optages som bevis i tilfælde af en domstol sag. Han tilføjer, at denne type politik også er god, fordi den giver en virksomhed en chance for at bevise, at en påstået e-mail ikke er blevet sendt - noget, der er umuligt at gøre med backup-bånd, som ikke optager alt.
Peter terSteeg, teknisk direktør for Quest software 's unified communications-forretningsenhed siger, at virksomheder skal gøre mere end blot at gemme e-mail. Virksomheder har brug for én rude for at finde alle de data, de har brug for til retssager, siger han. De skal finde leverandører, der vil foretage en betydelig investering i den enkelte glasrude for at søge på tværs af alle datatyper i den pågældende organisation.
Filer eller data produceret af webbaseret samarbejde, såsom gennem Microsofts SharePoint , skal arkiveres sammen med e-mail, bemærker terSteeg. En kommende udfordring for leverandører som Quest, siger han, er at udvikle et system, der arkiverer alle disse typer data og at gøre dem nemme at søge igennem og producere som pålidelige beviser i retten, selv hvis mængden af data vokser væsentligt i løbet af en organisations livstid.
Mimosa systemer CEO T.M. Ravi er enig i den retning, feltet er på vej i. Faktisk annoncerede Mimosa tidligere på ugen nye funktioner til virksomhedens eksisterende e-mail-arkiveringssystem, der vil give virksomheder mulighed for at arkivere og søge efter dokumenter ud over e-mail og onlinemeddelelser. Ved hjælp af en teknik kaldet global single instancing søger softwaren gennem arkivet efter identiske data, der er gemt flere steder – for eksempel hvis en Word-fil gemmes af en bruger og derefter sendes til 40 personer i en virksomhed – og opbevarer kun én kopi. I fremtiden, siger Ravi, planlægger virksomheden også at tilføje support til SharePoint-filer.
I slutningen af dagen, siger Contoural's Diamond, handler e-mail-arkivering ikke om at gemme e-mail. Det handler om kontrol. I betragtning af de seneste års modning af værktøjer på markedet, siger han, opstår de fleste problemer, når organisationer, herunder Det Hvide Hus, ikke kommer med gode politikker for at bruge de tilgængelige teknologier.