211service.com
At tænke uden for indboksen
Søg på internettet, og du vil finde hundredvis af applikationer designet til at hjælpe dig med at samarbejde mere effektivt med andre mennesker. Men undersøg dine egne vaner, og du vil højst sandsynligt opdage, at du kun bruger ét stykke software til det formål: en e-mail-klient.
Du er ikke alene. En nylig USamp-undersøgelse viste, at 83 procent af erhvervsbrugere typisk sender vedhæftede filer i e-mails til kolleger i stedet for at bruge samarbejdssoftware. Ifølge en nylig undersøgelse foretaget af teknologikonsulentfirmaet People-OnTheGo , bruger den gennemsnitlige informationsmedarbejder 3,3 timer om dagen på at beskæftige sig med e-mail, og 65 procent af sådanne arbejdere har deres e-mail-klient åben hele tiden.
Selv Facebook, der engang virkede som en sandsynlig erstatning for e-mail, i det mindste for de unge og tilsluttede, har erkendt, at e-mail ikke er på vej nogen vegne. Mandag annoncerede virksomheden en ny meddelelsestjeneste, der integrerer ekstern e-mail med sit eget interne meddelelsessystem - en indrømmelse af e-mails udholdenhed og et forsøg på at forbedre dens funktionalitet.
Andre softwareproducenter ser ud til at have accepteret, at de aldrig vil trække folks opmærksomhed væk fra deres e-mail-indbakker. I stedet søger de at tilføje nye samarbejdsmuligheder og sociale muligheder til e-mail.
Det er tydeligt, at e-mail bliver brugt og endda misbrugt, siger Yaacov Cohen, administrerende direktør for Mainsoft , et firma baseret i Tel Aviv, Israel, der sælger et plug-in kaldet Harmon.ie. Plug-in'et linker en e-mail-applikation til en samarbejdsplatform såsom Google Docs og til en persons sociale netværksprofiler, kalenderapplikationer, voice over internetprotokolsoftware og så videre. For at dele et dokument ved hjælp af Harmon.ie, trækker en bruger det fra en sidebjælke til brødteksten i en meddelelse, hvor det bliver et link. Når modtageren klikker på linket, føres hun til dokumentet, der er gemt i den valgte samarbejdssoftware. At bruge e-mail alene til samarbejde skaber forvirring og overbelaster indbakke, siger Cohen.
En anden startup, kaldet Meshin , planlægger at forbinde e-mail med endnu flere informationskilder. Virksomheden har udviklet semantisk teknologi, der finder nøgleemner i e-mail-beskeder, såsom navne på personer og virksomheder, og derefter søger efter disse emner andre steder. Meshin har indtil videre udviklet en prototype af Outlook plug-in, der analyserer RSS-feeds samt e-mail-beskeder. I sidste ende planlægger virksomheden at udvide dette til tweets, blogindlæg, søgeresultater og mere. Teknologien blev spundet ud af forskning i naturlig sprogbehandling udført på Palo Alto Research Center.
Ikke alle justeringer af e-mail sker i klienten. Isaac Saldana, administrerende direktør for SendGrid , baseret i Boulder, Colorado, siger, at e-mail også kan forbedres, når den bevæger sig mellem afsender og modtager.
SendGrid bruger i øjeblikket sin teknologi til at bortfiltrere spam og hjælpe virksomheder med at sikre, at relevante beskeder ikke ender i uønskede mapper. Men Saldana siger, at den samme teknologi kunne meget mere. For eksempel, når nogen forsøger at overføre en meget stor fil via e-mail – hvilket nu ofte får den besked til at blive afvist – kan teknologien stille og roligt viderestille beskeden til en server beregnet til store filer.
Saldana siger, at brugere kunne udføre de fleste af deres opgaver via e-mail mere effektivt, med SendGrids software, der sorterer ud, hvordan de skal håndtere tingene. Beskeder sendt til bestemte e-mail-adresser kan signalere, at en vedhæftet video skal postes på YouTube, eller at teksten i e-mailens brødtekst skal oversættes til et andet sprog.
Saldana er ikke bekymret for, at disse egenskaber vil overkomplicere et tiltalende enkelt værktøj. E-mail er overalt, siger han, og de færreste har tid til at bruge mange forskellige applikationer til forskellige opgaver. Vi lever i en tid, hvor vi skal gøre for mange ting, siger Saldana.