David Allens digitaliserede organisationsmand

David Allen er forfatter til bestselleren Få ting gjort: Kunsten at stressfri produktivitet og en af ​​landets førende guruer inden for personlig tidsstyring. Hans tidsstyringssystem lægger vægt på at handle på indgående information med det samme - enten ved at fuldføre handlingen, hvis den kan udføres på få minutter, uddelegere den eller arkivere den i specifikke to-do- og opfølgningsmapper i en tidsramme til side til større opgaver. (Allen har faktisk et par disciple her på Technology Review.)

Da vi fangede Allen i denne uge, spurgte vi ham, hvad han synes om de nyeste teknologiske værktøjer til at spore opgaver og forpligtelser, såsom Google Calendar, som blev lanceret i sidste uge (se Googles Time Keeper).

Teknologianmeldelse: Computere og internettet lader os gør flere ting, men kan de virkelig hjælpe os med at få flere ting gjort? Hvordan passer teknologi ind i et godt tidsstyringssystem?

David Allen: Først og fremmest styrer du ikke tiden. Tid er tid, og det kan ikke styres. Det, du administrerer, er forpligtelser. Kalenderen giver dig mulighed for maksimalt at administrere tre eller fire procent af det, du skal gøre. Det, du virkelig har brug for, er en måde at holde styr på dine forpligtelser. Så begynder du at få en fornemmelse af den enorme mængde af forpligtelser, du har givet, og du er i stand til at gennemgå disse forpligtelser.

Langt de fleste gadgets gør ikke andet end at fremskynde, hvordan du opskærer og skærer denne information. Der er ingen forskel på at have din kalender i lommen eller at have den på internettet. Jeg har en Palm, og jeg ville ikke engang bruge den, medmindre den havde en funktion med et blik på måneden, hvilket er den eneste grund til, at Palm er lidt bedre end mange af de andre gadgets til at håndtere digital information. Men det har en lige så stor ulempe: Ude af syne, ude af sind.

Ofte skal du se på listen over opkald, du skal foretage, når du er ved din telefon, og når du har lidt tid. Hvis en computer gør den information mere allestedsnærværende og lettere tilgængelig, så hjælper det i den grad.

Men en computer kan også give dig illusionen om, at du er organiseret – når alt hvad du egentlig gør er at holde styr på pladsholdere. I nørdverdenen er der mange, der elsker mine ting, fordi det overlader, hvad du kan få gjort. Men hvis du er overanstrengt, vil du være lige så træt, hvis du bruger en elektronisk eller online kalender, som hvis du bruger en papirkalender.

TR: Hvordan holder du styr på dine egne forpligtelser?

GIVER: Helt ærligt, alt hvad jeg behøver er lister. En af disse lister er en kalender, og de andre er lister over ting, der rummer potentielle muligheder, ting, jeg kan pege mig selv på at gå og gøre afhængigt af, hvor jeg er, som @arbejde, @hjem osv. Jeg har ikke brug for noget. men disse otte eller ni flade lister. Alt, der administrerer lister, fungerer fint til det. Jeg brugte en papirplanlægger på præcis denne måde. Det er bare lidt nemmere at bære en Palm. Men jeg kunne se planlæggeren lettere igennem, end jeg kan se gennem PDA'en.

TR: Hvad med smartphones som Palm's Treo, med kalendere, e-mail og så videre? De giver dig mulighed for at føre opgavelister og foretage opkald fra den samme enhed.

GIVER: Min Sony-Ericsson-telefon er meget sjovere at have i lommen end en Treo, som mange mennesker kan lide, men PDA'er er små klodsede ting. Jeg vil hellere mikse og matche min Palm og min telefon end at smadre dem sammen. Hvis den ene går ned, vil jeg have, at den anden skal arbejde. Og telefonens lille formfaktor er et plus. Jeg var lige ude at gå en tur i Boston. Jeg puttede mobiltelefonen i lommen. Jeg ville ikke tage Palmen. Hvis jeg havde en Treo, skulle jeg tage dem begge med, og så havde jeg den der store klodsede ting i lommen.

Også mange PDA'er er ved at blive som små computere, hvor du skal igennem to eller tre klik for at finde dine lister. Hvis du forsøger at kortlægge 43 forskellige kategorier i Outlook på din Windows Mobile-enhed, men du bare vil foretage et hurtigt opkald, hvor mange steder skal du så kigge? Jeg forstår, at hvis du virkelig er nørdet bliver dette en vane - så har du nedbrudt din ubevidste modstand. Og meget af det her virker på vores egne indre nørder, når vi er hjemme om lørdagen og fjoller med gadgetsene. Men når du er i virkelighedens vold, når du er ved at komme dig efter influenzaen og du har lyst til noget lort, må det hellere være rigtig enkelt og virkelig tilgængeligt for dig.

TR: Hvordan ville en virkelig nyttig form for personlig arrangør-teknologi se ud for dig?

GIVER: Vi kunne indbygge nogle rimeligt kyndige intelligenser, ligesom Mitch Kapor [grundlægger af Lotus] oprindeligt gjorde med Agenda. [Agenda var et DOS-baseret program for personlig informationsstyring, der blev markedsført af Lotus i slutningen af ​​1980'erne og begyndelsen af ​​1990'erne; det tillod fri-form indtastning og kategorisering af små genstande i en database, og det bruges stadig af mange af dets hengivne. -Red. ] Hvis jeg bare var i stand til at notere Call Bill ned på en PDA-skærm, og den dukkede op med det samme på min opkaldsliste, og der er den, når jeg er i lufthavnen, og jeg har tid til at foretage et par opkald, vil det gøre tingene meget mere bekvemt.

Når den dag kommer, hvor jeg sidder her og taler med dig, og jeg indser, at jeg har brug for batterier til mit kamera, og det siger jeg bare til min PDA, og når jeg så går ud på ærinder, er det allerede på min liste – hvis det er hurtig og skudsikker og problemfri og viser dig de data, du ønsker at se, uanset hvilken sammenhæng du befinder dig i – så bliver computere i sidste ende nyttige værktøjer, fordi de hurtigere og hurtigere får os de data, vi ønsker.

Tablet-pc'er [bærbare med pen-baserede grænseflader] nærmer sig. Folk på mit teknologiteam og andre mennesker, jeg kender, er tablet-pc-freaks, og de elsker dem. De kan lide berøringen og følelsen af ​​papir, men tabletten er en kraftfuld måde at digitalisere det på. Det er lidt sjovt. Efterhånden som computeren bliver rigtig, rigtig, rigtig god og kraftfuld og hurtig, så begynder den at matche papir.

Men hvis du er kommet langt nok ind i GTD [ Få ting gjort ], ved du, at din største udfordring er at lave den ugentlige gennemgang [tid afsat til at evaluere og vinde lister og bestemme, hvad den næste handling skal være for hvert emne]. Hvis jeg havde en milliard dollars, ville jeg designe en ting, der ville lave en skræddersyet ugentlig gennemgang. Det ville udløse de rigtige spørgsmål, og det ville få mig til at tænke over resultaterne. For eksempel ville den sige: Du skal til New York. Vil du have, at jeg får teaterbilletter, som du gjorde sidste gang, du var der? Der er mange fede ting, som man kunne bygge ind til en rigtig personlig leder.

WR: Det ultimative mål med at få tingene gjort er at hjælpe folk med, som du siger, at have et sind som vand – så de faktisk kan overføre ting til deres lister og have lidt nedetid, når deres hoveder ikke er fyldt med alle de ting, de har at gøre. Får teknologien os tættere på den slags non-doing?

GIVER: Jeg vil ikke lave noget, så ofte jeg kan. Det er derfor, jeg konstant får min e-mail-indbakke så tæt på nul, som jeg kan, og forsøger at lukke alle de løkker. De fleste mennesker bruger hele ugen, før de tager på ferie, på bare at prøve at klare det her og ikke blive styret af det. Men 90 procent af GTD's arbejde er bare at kunne slå op meget hurtigt, hvad jeg [burde] lave lige nu.

Hjemmesidebillede udlånt af David Allen Company. (Billedet er af David Allen.)

skjule