E-mail, du ikke kan ignorere

Mange arbejdere vil vende tilbage fra deres ferieferier til en lavine af ulæste e-mails. Og at sortere de vigtige fra det trivielle kan måske bare udtømme enhver ferie-goodwill - især nu, hvor tre fjerdedele af alle indgående kontor-e-mails er junk, ifølge analysefirmaet Gartner.

Der er dog nye løsninger til at styre sin postkasse, som kombinerer software og sociologi. Ud over eksisterende foranstaltninger, såsom spamfiltre og sortlister, prioriterer disse nyere applikationer indgående e-mail ved at studere mønstrene for menneskelig interaktion.

Microsoft Research udgav et sådant program den 30. november. Den gratis download hedder SNARF, for Finder sociale netværk og relationer . Den kører sammen med Microsoft Outlook (2002 og nyere versioner), gennemsøger e-mail-historier og følger kommunikationskæder for at fjerne de ulæste beskeder, som den anser for vigtigst.

SNARF måler afsenderens betydning baseret på to nøglefaktorer: antallet og hyppigheden af ​​meddelelser, der sendes og modtages. Programmet sorterer derefter ulæste e-mails i tre felter: meddelelser, hvor brugeren er angivet i felterne Til eller CC, gruppe e-mails og alle meddelelser modtaget i den sidste uge. SNARF lister beskeder efter afsendere frem for emnelinjer og sætter en brugers vigtigste korrespondenter øverst.

Danyel Fisher, en forsker i Microsofts Community Technologies Group og medlem af SNARF-udviklingsteamet, mener, at SNARFs effektivitet ligger i dens enkelhed. Vi tæller bare e-mails, siger Fisher. Nogle mennesker vil måske kalde det en hjernedød algoritme, men de beskeder, du sender til nogen, er en ret god proxy for, hvor godt du kender folk, siger han. Det kan være meget detaljeret.

Microsoft har endnu ingen planer om at inkorporere SNARF i et kommercielt program som Outlook, men Fisher siger, at sociale netværk fortsat vil være et tema i virksomhedens produktudvikling. Selvom dette kun er demonstrationssoftware, fortæller det os, at der er en hunger efter nye måder at tænke e-mail på, siger Fisher. Vi vil tage i betragtning, hvad der er vigtigt, og hvordan folk bruger det.

Ikke overraskende er Microsoft ikke den eneste virksomhed, der ser fordelene ved at tilføje social netværksintelligens til produktivitetsapplikationer. LinkedIn er et websted, der udnytter seks graders adskillelsesprincippet til at hjælpe fagfolk med at netværke. Det forventer at frigive en opdatering til sin Outlook værktøjslinje applikation i januar, der vil prioritere e-mails ved at finde personlige relationer mellem andre LinkedIn-medlemmer.

E-mail er et væsentligt værktøj, og folk har problemer med at administrere det, siger Konstantin Guericke, medstifter af LinkedIn, som mener, at netværket af kontakter, som brugerne allerede har lavet på hans virksomheds tjeneste, også kan hjælpe med at organisere deres beskeder. Vi har et netværk, og vi vil bruge det til at være anvendeligt i folks liv - ikke kun hvert andet år, når de søger nyt job, siger han.

For Guericke vil LinkedIn-værktøjslinjen forbedre SNARF ved at adressere bredere sociale kriterier end e-mail-historier. Vores opfattelse er, at du har brug for en blanding af underforståede relationer, siger han og understreger vigtigheden af ​​mindre indlysende kontakter, som nye kundeemner, som e-mail-historier ikke kan spå.

Guericke bemærkede, at den nye værktøjslinje vil drage fordel af LinkedIn-webstedet til at genkende beskeder fra nye afsendere inden for ens eksisterende sociale netværk. At udnytte e-mail-mønstre er en god kilde til data, men profil- og relationsoplysninger er også nødvendige for at få det til at fungere godt nok til, at brugerne vil finde det nyttigt, siger han.

For nogle teknologer er det dog overdrevet at bygge social bevidsthed ind i e-mail-systemer. Flere eksisterende applikationer organiserer og prioriterer allerede indgående e-mail bedre end algoritmiske filtre, siger Ross Mayfield, administrerende direktør for Socialtekst , en netværksapplikation, der bruger community-redigerbare opslagstavler, kaldet wikier, til fuldstændig at erstatte e-mails i projektstyring.

Der er tidspunkter, hvor du kommer tilbage fra ferie, og du har to tusinde e-mails, og [SNARF] kunne give én dimension til at sortere disse data, siger Mayfield. Hvis jeg skulle rådgive brugerne, ville jeg dog have dem til at bruge dette som et filter til sidste udvej. En rangordning af, hvad der kan være vigtigere for dig, baseret på tidligere adfærd, kan kun føre til oprettelsen af ​​et andet ekkokammer.

Selvom Mayfield mener, at gruppebaserede wikier er en måde at reducere e-mails mellem kontoret, mener han også, at fokus på e-mailsøgning frem for sortering kan hjælpe med at finde rundt i oppustede indbakker, samtidig med at det minimerer tid til at læse irrelevante e-mails. Du behøver ikke et filter på forhånd, hvis du har en stærk søgning at falde tilbage på, siger han og citerer de integrerede søgefunktioner i mailsystemer som Googles Gmail og Yahoo Mail.

Naturligvis kan intet system indtil videre identificere og passende understrege beskeder fra de forbindelser, du laver uden for den elektroniske verden – den person, som du lige har byttet visitkort med, den for længst forsvundne fætter eller din ven med en ny e-mail-konto.

Coye Cheshire , en professor ved School of Information Management and Systems ved University of California, Berkeley, som studerer sociale udvekslinger online, mener, at påtvingende regler - selv dem, der stammer fra tidligere vaner - begrænser kommunikationen. Vi kan nok lave gode antagelser baseret på e-mail-brug, men vi har andre interaktioner, de ikke udnytter endnu, siger han.

Cheshire mener, at disse typer problemer vil blive løst af den næste generation af socialt bevidste værktøjer, som han håber vil integrere netværksintelligens i daglige kommunikationer, såsom telefonsamtaler og instant messaging. Efterhånden som vi ser tingene bevæger sig mere i retning af elektronisk-baserede kommunikationsformer, telefonlinjer flytter til elektroniske bredbåndslinjer, øger det muligheden for større interaktiv kommunikation, siger Cheshire.

skjule