211service.com
Green Mountain State bliver grønnere
Kontorer bliver nok aldrig helt papirløse på trods af langvarig teknologisprofeti til det modsatte. Men kraftige reduktioner i papirbrug er stadig mulige, som et statsagentur i Vermont forsøger at bevise.
Vermont's Institut for Information og Innovation (DII) varetager it-indkøb for staten, og meget af det arbejde er papirkrævende. Agenturet opretter kontrakter med eksterne leverandører, såsom udbydere af antivirussoftware eller hardwaresælgere, for at vedligeholde delstatsregeringens teknologiske infrastruktur. En given kontrakt, der håndteres af DII, skal muligvis ses og godkendes af flere personer, før den kan accepteres, og hvert trin kræver stadig udskrivning og underskrift i hånden. DII håndterer måske 80 sådanne kontrakter på en måned.
For omkring et år siden begyndte embedsmænd i agenturet at forsøge at gøre processen mere effektiv og billigere ved at stole mere på onlineværktøjer. DII blev en betatester til software fra IBM og Silanis der lader bureaumedarbejdere underskrive et dokument digitalt ved at tilføje en smule data, der bekræfter og registrerer underskriverens identitet elektronisk uden behov for entydig håndskrift. Systemet advarer derefter automatisk den næste person i køen om, at det er hans eller hendes tur til at gennemgå det. Der er ikke behov for, at et fysisk dokument sendes rundt, der indsamler underskrifter. Strømmen af kontrakter gennem organisationen er ikke længere begrænset af medarbejdernes ganghastighed.
Lignende tiltag i enhver organisation kan give besparelser, der hurtigt stiger. Ken Bisconti, leder af IBMs Enterprise Content Management-afdeling, siger, at når virksomheder stopper med at udskrive e-mails og andre dokumenter, der er født digitale, kan de reducere papirforbruget med 80 til 90 procent. François Ragnet, en programleder hos Xerox Research Center, som fokuserer på dokumentteknologi, forestiller sig en fremtid, hvor mange flere dokumenter bliver gemt online og automatisk opdaterer sig selv, så der kun er brug for papir under begrænsede omstændigheder.
For nu kan papir dog kun minimeres op til et punkt, siger Kris Rowley , DII's chef for informationssikkerhed. Endelige versioner af kontrakter skal stadig udskrives og fysisk arkiveres. Og ikke alle afdelinger i delstatsregeringen er villige eller i stand til at bruge elektroniske signaturer. Papir på kontoret forsvinder aldrig, siger Rowley. Hun er heller ikke sikker på, hvor mange penge indsatsen vil spare. Alligevel håber hun, at DII kan gøre sit til at mindske det forventede hul på 153 millioner dollars i statens budget. Vermont har altid handlet om grønt, siger hun, og der er en frygtelig masse papir spildt - der er ingen grund til det, især med teknologi, som det går.